POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

La Politique de Protection des Données s’applique :
Aux collaborateurs de l’entité ASIGMA

• Aux collaborateurs et ex-collaborateurs de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux candidats postulant à un poste au sein de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux personnes travaillant en sous-traitants de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux clients de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux prospects de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux partenaires de l’entité ASIGMA (ou une des entités du Groupe dont fait partie ASIGMA)
• Aux utilisateurs des sites internet de l’entité ASIGMA

En donnant votre consentement explicite à la présente Politique de Protection des Données, vous acceptez que vos données personnelles soient disponibles pour l’entité ASIGMA et les entités du Groupe dont fait partie ASIGMA), selon les modalités définies dans cette politique.

Les Données Personnelles que nous collectons directement auprès de vous, notamment lors de l’embauche, ou des entretiens annuels peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• Traitement n° 1 : Recrutement de nouveaux collaborateurs
  • Recherche de profils sur les réseaux sociaux, entretiens de détermination des compétences techniques et fonctionnelles, appréciation du savoir-être et motivations.
• Traitement n° 2 : Recherche de missions
  • Recherche de missions en clientèle.
• Traitement n° 3 : Départ d’un collaborateur
  • Démission d’un collaborateur, procédure de fin de contrat.
• Traitement n° 4 : Traitement de la paie
  • Calcul des rémunérations et transmission des bulletins de salaire.
• Traitement n° 5 : Evolution de carrière des collaborateurs
  • Comité mensuel d’examen des souhaits d’évolution de carrière.
• Traitement n° 6 : Gestion des besoins de formation des collaborateurs
  • Comité mensuel d’examen des souhaits ou besoin de formation des collaborateurs.
• Traitement n° 7 : Entretien disciplinaire
  • Entretien mis en place suite à un manquement d’un collaborateur.
• Traitement n° 8 : Pilotage de l’entité
  • Production d’éléments de suivi opérationnel pour l’établissement de tableaux de bord de pilotage des entités.
• Traitement n° 9 : Réponse aux obligations légales
  • Transmission aux organismes tutélaires des informations requises.

Pour les Clients et Prospects :
Prospection commerciale B2B par téléphone ou campagnes d’emailing, enquête de satisfactions, gestion des événements internes et externes, échanges de contacts prospects entre les différentes entités du groupe et avec les partenaires

Pour les Partenaires :
Gestion de partenaires, échanges de contacts partenaires avec nos clients et prospects, gestion des évènements internes et externes

Les durées de rétention sont listées ci-dessous :
Collaborateur et ex-collaborateur

• Données personnelles : 1 an à compter de la fin du contrat
• Bulletin de paie : 5 ans à compter de la fin du contrat
• Eléments d’évaluation périodique (fiche projet, EA) : jusqu’à la démission du collaborateur
• Dossier disciplinaires, formations : jusqu’à la démission du collaborateur
• Données de badgage (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
• Données de téléphonie (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
• Données de vidéo-surveillance (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
• Documents concernant les contrats de travail (y compris avenant) : 5 ans à compter de la fin du contrat
• Lettre de notification du licenciement : 5 ans à compter de la fin du contrat
• Reçu pour solde de tout compte : 5 ans à compter de la fin du contrat

Candidat

• C.V. : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
• Lettre de motivation : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
• Compte rendu d’entretien, avis, tests : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
• Données personnelles : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite

Clients / prospects

• 3 ans à partir de la collecte ou du dernier échange avec notre client / prospect

Partenaires

• 3 ans à partir de la collecte ou du dernier échange avec le partenaire

Peuvent avoir accès à vos Données Personnelles :

• Seuls certains de nos collaborateurs, dûment habilités, basés au siège du Groupe et affectés aux missions RH, Marketing / Communication, Administration ou commerciales ont accès vos Données Personnelles, uniquement en cas de besoin et ils sont soumis à une stricte obligation de confidentialité.
• Les Sous-Traitants ou fournisseurs de prestation, auxquels nous faisons appel en matière de prestations techniques, fournisseurs de solutions analytiques, etc. ;
• Nos partenaires, dans le cadre d’actions Marketing / Communication / Commerciales communes

Nous vous informons que vos données personnelles, limitées à la dimension « expérience professionnelle » sont susceptibles d’être transférées vers une des entités du Groupe auquel est adossé ASIGMA dans le cadre de recherche de mission.
Ce transfert sera fait après accord de la personne concernée.
L’entité recevant les données personnelles est soumise à la même Politique de Protection des Données.

Vous pouvez exercer vos droits :

• En écrivant à l’adresse email : dpo@asigma.fr
• En écrivant à l’adresse postale :
  ASIGMA, à l’attention du Délégué à la Protection des Données, 8 rue Euler 75008 PARIS

En application des dispositions du décret n°2007-451 du 25 mars 2007 portant modification du décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1078 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, votre demande d’exercice de l’un de vos droits devra être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. Votre demande devra également préciser l’adresse à laquelle la réponse devra parvenir.
Nous disposerons alors d’un délai d’un (1) mois suivant réception de la demande pour vous répondre.  Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.
Ces droits ne sont pas absolus : vous pouvez les exercer dans le cadre légal prévu et dans les limites de ces droits. Dans certains cas nous ne pourrons pas répondre favorablement à votre demande (obligation légale, respect de nos engagements envers vous, …). Si c’est le cas, nous vous communiquerons la ou les raisons de ce refus.

En tant que collaborateur, vous pouvez accéder aux Données Personnelles que nous avons collectées directement auprès de vous afin de les rectifier, compléter ou effacer toute information inexacte en :

• Vous connectant directement sur l’intranet avec votre Compte Utilisateur, section « collaborateur » : modifiez les informations inexactes/incomplètes puis enregistrez les modifications
• Nous contactant directement au(x) adresse(s) email et/ou postale indiquées ci-dessus.

Vous disposez d’un droit à l’effacement de vos Données Personnelles, lorsque :

• Celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées OU;
• Vous vous êtes opposé à ce traitement et il n’existe aucun motif légitime impérieux justifiant ce traitement OU;
• Les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale, prévue par la législation de l’Union ou des Etats membres.

En tant que candidat ou utilisateur (cf paragraphe définitions), vous pouvez effectuer un retrait du consentement à l’utilisation de vos données personnelles détenues par l’une des entités du Groupe Quanteam sans restriction.

Vous disposez d’un droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :

• Vous contestez l’exactitude des Données Personnelles OU;
• Le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos Données Personnelles et demandez plutôt la limitation de leur utilisation OU;
• L’entité ASIGMA (ou l’une des entités du Groupe auquel est adossé ASIGMA) n’a plus besoin des Données Personnelles aux fins du traitement, mais elles sont requises par vous pour l’établissement, l’exercice ou la défense de vos droits OU;
• Vous vous êtes opposés au traitement et une vérification doit être effectuée afin de savoir si les motifs légitimes de l’entité ASIGMA (ou l’une des entités du Groupe auquel est adossé ASIGMA) l’emportent sur les vôtres.

Vous disposez du droit à la portabilité de vos Données Personnelles, c’est-à-dire de recevoir les Données Personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable de traitement.
Pour exercer votre droit à la portabilité de vos Données Personnelles, nous vous invitons à nous contacter via l’un des moyens mis à votre disposition au paragraphe 10.1 Contact de la présente politique.

En cas de difficultés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès.
Pour exercer ce droit, nous vous invitons à nous adresser un email à dpo@asigma.fr :

• Ayant pour objet « Directives relatives au sort de mes Données Personnelles après mon décès » ;
• Nous indiquer la(es) personne(s) pouvant agir auprès de nous dans l’hypothèse de votre décès, ainsi les instructions que vous souhaitez que nous respections.

Dans l’hypothèse où un collaborateur décède sans avoir laissé de directives relatives au sort de ses Données Personnelles après son décès, les héritiers de celui-ci peuvent demander à l’effacement des données du défunt après finalisation de l’ensemble des démarches nécessaires, en nous contactant par email à  dpo@asigma.fr.

L’entité ASIGMA et les entités du Groupe auquel est adossé ASIGMA s’assurent que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants ou partenaires. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.

La présente Politique de protection des données personnelles sera l’objet d’une révision annuelle et pourra être amendée en cas de changement significatif du cadre réglementaire ou de nouvelles dispositions mises en œuvre au sein de l’entité ASIGMA et des entités du Groupe auquel est adossé ASIGMA.

Dernière mise à jour le 16/09/2022